Erweiterte gesetzliche Aufbewahrungspflicht
steuerlich relevanter Daten

Am 1. Januar 2002 sind die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfung digitaler Unterlagen (GDPdU) in Kraft getreten. Im Rahmen dieser gesetzlichen Neuregelung werden die Prüfmethoden den Möglichkeiten moderner EDV-gestützter Buchführungssysteme angepaßt. Den Betriebsprüfern wird erlaubt, die Auswertungsmöglichkeiten der im Unternehmen vorhandenen ERP-Systeme zu nutzen. Hierbei ist es das Ziel der Finanzbehörden, mehr Transparenz über die steuerlichen Daten zu schaffen.

Hieraus resultiert eine erweiterte Aufbewahrungspflicht für steuerpflichtige Unternehmen. Für Prüfungen, die nach dem 1. Januar 2002 beginnen, müssen steuerlich relevante Daten, die in einem ERP-System vorliegen, jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht werden können und in maschinenlesbarer Form für den Datenzugriff der Finanzbehörde zur Verfügung stehen.




Der unmittelbare und mittelbare Datenzugriff kann in der Produktiv- oder Archivfirma erfolgen. Cofiba stellt hierfür mit der Cofiba-Daten-Archivierung für Baan IV eine umfassende Lösung zur Verfügung.

Bei der Datenträgerüberlassung werden dem Betriebsprüfer steuerlich relevante Daten auf einem Datenträger, z.B. einer CD, übergeben. Die Auswertung der Daten erfolgt auf dem Laptop des Betriebsprüfers oder in der Finanzbehörde. Die Finanzbehörde setzt im Rahmen der digitalen Betriebsprüfung die Prüfungs-software „Idea für GDPdU“ ein.

Um eine reibungslose Datenträgerüberlassung zu gewährleisten, stellt Cofiba mit der Datenträgerüberlassung für Baan IV ein weiteres Baan-Add-On zur Verfügung, das dem Steuerpflichtigen die restriktive Überlassung der steuerlich relevanten Daten auf einfache Weise ermöglicht.
 
 

Cofiba Datenträgerüberlassung

Die Cofiba Lösung ermöglicht es dem steuerpflichtigen Unternehmen, die vom Betriebsprüfer geforderten Daten, einfach und schnell zu überlassen. Dabei kann die Zusammenstellung der Daten von der Fachabtei-lung gemäß den Anforderungen der konkreten Prüfung durchgeführt werden.

Leistungsumfang der Cofiba-Datenträgerüberlassung:

1. Vorgefertigte Standard-Überlassungschemata
Für die in der Praxis anfallenden Prüfungen der Finanzbehörden sind vorgefertigte Standard-Überlassungsschemata für Finance, Distribution und Manufacturing im Lieferumfang enthalten. In den Überlassungsschemata sind alle steuerlich relevanten Baan-Tabellen (Stammdaten und Bewegungsdaten) nach sach-lichen Zusammenhängen zusammengefaßt und die steuerlich relevanten Felder vordefiniert.


2. Flexible Verwaltung der Überlassungsschemata (Volumen)
Die Standard-Überlassungsschemata können von der Fachabteilung auf Feldebene an die unternehmensindividuellen Anforderungen angepasst werden.


3. Selektive Auswahl der Daten aus Produktiv- und Archivfirma
Die Erstellung der Datenträger erfolgt gemäß den Anforderungen einer konkreten Betriebsprüfung. Die an-geforderten Daten können selektiv ausgewählt werden (z.B. pro Periode, pro Sachkonto, pro Kunde, pro Lager).


4. Überführung des Baan-Datenmodells in analyseoptimierte denormalisierte Form
Das relationale Baan-Datenmodell wird in eine analyseoptimierte denormalisierte Form überführt. D. h. die in Baan vorhandenen Referenzen werden aufgelöst und die Daten aus mehreren Tabellen (Stammdaten und Bewegungsdaten) in einer Überlassungsdatei zusammengeführt.

5. Maschinell auswertbare Datenbeschreibung gemäß Empfehlung der Finanzbehörde (XML-Format)
Zusätzlich zu den übergebenen Daten wird automatisch eine maschinell auswertbare Datenbeschreibung (XML-Format) gemäß dem von der Finanzbehörde empfohlenen Beschreibungsstandard erstellt.

6. Protokollierung der überlassenen Daten inkl. Fehlerprotokolle
Die überlassenen Daten werden auf Vollständigkeit und Konsistenz überprüft sowie einer Summenprüfung unterzogen. Der Umfang der überlassenen Daten wird im Überlassungsjournal protokolliert.
 
 

Ihre Vorteile im Überblick: